Gợi ý cách tổ chức tiệc teabreak đơn giản, sang trọng

Teabreak hay còn được người Việt gọi là Tiệc trà, loại hình được du nhập từ phương Tây vào Việt Nam và đang trở nên ngày càng phổ biến tại các nhà hàng và khách sạn cao cấp từ 4-5 sao. Thông thường tiệc trà được tổ chức trước hoặc giữa các sự kiện, hội nghị, workshop,...

Ngày nay, trà đóng góp một vai trò quan trọng trong việc làm cho các sự kiện và buổi tiệc của doanh nghiệp, công ty. Trong thời gian nghỉ ngơi, khách mời có thể dùng bánh để giao lưu và trò chuyện. Mặt khác, tiệc trà cũng giúp khách mời giải tỏa áp lực và căng thẳng trong suốt sự kiện. Khởi đầu bằng buổi tiệc trà tốt, nó giúp quá trình tổ chức sự kiện trở nên thoải mái và suôn sẻ hơn.

Được bắt nguồn từ truyền thống quý tộc phương Tây, Teabreak được dùng trong những buổi trà quây quần giữa gia đình và bạn bè đã trở thành một cách để thư giãn, trò chuyện và thưởng thức các món ăn nhẹ. Mục đích chính của tiệc trà là mang lại sự gắn kết giữa các thế hệ trong bàn trà lại với nhau.

Ban đầu, tiệc trà chỉ là những buổi sum họp giữa người thân và bạn bè để trò chuyện, thư giãn và thưởng thức ẩm thực. Tuy nhiên, theo thời gian dần dần Teabreak đã lan rộng vào các quốc gia châu Á trong đó có Việt Nam, và trở thành một phần không thể thiếu trong các cuộc họp và hội thảo.

Buổi Tea Break thường kéo dài trong khoảng thời gian từ 20 đến 30 phút, bắt đầu hoặc nằm giữa các sự kiện, tùy thuộc vào yêu cầu của người tổ chức. Khi đến thời điểm khai tiệc, khách mời sẽ được thông báo và di chuyển đến khu vực tổ chức tiệc. Tùy thuộc vào doanh nghiệp, họ sẽ chuẩn bị set up và có đội ngũ nhân viên sẵn sàng với một thực đơn đa dạng cho buổi tiệc trà, bao gồm trà, nước ép, cà phê, bánh ngọt và hoa quả tráng miệng.

Thông thường, Tea Break được tổ chức theo hình thức tiệc đứng như buffet, cho phép khách tham dự tự do lựa chọn các món ăn và đồ uống mà họ yêu thích để thưởng thức.

Với tính chất căng thẳng của các buổi họp và sự kiện đòi hỏi sự tập trung, kéo dài hàng tiếng có thể dẫn đến mất tập trung, mệt mỏi và giảm chất lượng. Trong trường hợp này, việc tổ chức tiệc Teabreak sẽ rất hữu ích:

• Cung cấp năng lượng: Tiệc Teabreak giúp mọi người có thêm năng lượng từ đồ ăn và thức uống. Từ đó mang đến sự sảng khoái và phấn chấn tinh thần giúp khách mời cải thiện hiệu suất trao đổi thông tin và tiếp thu.

• Tạo không gian vui vẻ: Một bữa tiệc hay buổi họp đều nên có thời gian nghỉ giữa giờ để tạo môi trường thân thiện và thoải mái sẽ thúc đẩy sự trao đổi thông tin và tương tác tích cực từ các vấn đề khác.

• Thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng: Với mục đích tạo môi trường chuyên nghiệp đối với khách mời và đối tác tham dự sự kiện. Từ đó doanh nghiệp của bạn sẽ gây ấn tượng tích cực và tăng cường quan hệ công việc với đối tác.

Màu sắc cũng là một yếu tố thể hiện sự tinh tế cho buổi tiệc. Vậy nên bạn cần lựa chọn màu sắc dịu nhẹ để tô điểm lên những món teabreak. Và nên chú ý về khoảng cách bàn tiệc với tường để tránh gây đổ vỡ. 

Tùy thuộc vào tính chất của bữa tiệc mà bạn có thể điều chỉnh phong cách trang trí sao cho phù hợp. Nhưng bạn cần lưu ý tiệc teabreak không nên trang trí rườm rà và chi tiết quá. Bạn chỉ cần tạo ra không gian sạch sẽ, lịch sự, chỉn chu cũng như thoải mái, thích hợp cho việc thư giãn và tận hưởng đã là điểm cộng lớn cho đối tác rồi đó.

• Lên thực đơn dựa vào chi phí tiệc: Bạn không thể đến món một cách “bừa bãi”. Cần cân nhắc dựa trên mức ngân sách mà bạn có thể chi cho buổi tiệc để lên thực đơn cho phù hợp. 

• Thực đơn cần dựa trên tính chất của bữa tiệc teabreak: Dựa vào số lượng khách cũng như tính chất khách mà chọn những món phù hợp.

• Phân bổ phù hợp giữa các món: Đảm bảo thực đơn có đủ các món từ trái cây, đồ uống và bánh. Không nên lên thực đơn tiệc tea break quá nhiều món này để bị thâm hụt sang món khác. Ví dụ như: có 30 khách mời thay vì chọn 2 loại bánh khác nhau mỗi loại 30 cái thì bạn có thể chọn 3 loại và mỗi loại 20 cái để món ăn được đa dạng hơn.

• Chọn chất lượng thay vì số lượng: Tea break là bữa ăn nhẹ dùng để tái tạo năng lượng sau những giờ làm việc mệt mỏi vì vậy không cần lên thực đơn quá nhiều món và quá cầu kỳ. Có thể chọn ít món nhưng cần đảm bảo ngon và chất lượng.

Để tổ chức một buổi tiệc trà thành công, cần có nhân viên phục vụ để tạo sự tiện lợi cho khách mời và đáp ứng mọi yêu cầu của họ trong suốt buổi tiệc Teabreak. Đây cũng là yếu tố quan trọng trong việc xác định thành công của buổi tiệc, vì mỗi nhân viên có nhiệm vụ cụ thể riêng và phải hoàn thành công việc một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Nếu công việc được phân chia một cách hiệu quả và hoàn thành tốt, sẽ tạo sự hài lòng cho khách mời và để lại ấn tượng tốt nhất.

Cử chỉ và thái độ phục vụ đóng vai trò quan trọng trong buổi tiệc trà. Sự phục vụ chu đáo sẽ làm hài lòng khách tham dự và tạo ấn tượng tốt về buổi tiệc. Cần xác định số lượng khách tham gia để chuẩn bị đúng số lượng nhân viên phục vụ và sắp xếp trang thiết bị cần thiết như dao, dĩa, thìa, khăn giấy để phục vụ khách khi cần.

Thời gian diễn ra buổi tiệc tea break chỉ trong thời gian ngắn nhưng vẫn phải thể hiện sự chuyên nghiệp. Vậy nên, bạn cũng cần nắm rõ những quy trình tổ chức và phục vụ cụ thể như sau: 

• Xác định địa điểm và khu vực tổ chức tiệc, khung thời gian.

• Xác định số lượng khách tham gia buổi tiệc.

• Lên thực đơn cho buổi tiệc.

• Tổ chức tiệc và phục vụ. 

• Vệ sinh khu vực tổ chức và trang trí

• Chuẩn bị dụng cụ cần thiết: ly, đĩa, muỗng,…

• Dọn sẵn các loại thức ăn, đồ uống trên bàn tiệc theo thực đơn.

• Hỗ trợ khách trong quá trình diễn ra tiệc, quan sát và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách.

• Dọn dẹp sạch sẽ từng khu vực sau khi kết thúc tiệc.

Bạn đang có nhu cầu tổ chức tiệc cho công ty thì cần phải cân nhắc một số lưu ý dưới đây:

• Tea Break chỉ đơn thuần là bữa tiệc nhỏ dành cho các vị khách mời nên bạn không cần quá cầu kỳ nhưng vẫn đầy đủ: bánh ngọt, trái cây và đồ ăn nhẹ. Tuy nhiên, bạn nên cần tránh sử dụng những loại đồ uống có gas hay những món ăn quá nhiều dầu mỡ và cồng kềnh công đoạn chế biến và chuẩn bị setup.

• Một điều bạn không thể bỏ qua đó là cần lựa không gian thoáng đãng và rộng rãi và ưu tiên những nơi có view đẹp. 

• Set up trang trí tiệc cần chuẩn bị khăn trải bàn 1 màu tránh rườm rà để tôn lên đồ uống và thức ăn, từ đó tạo lên tổng thể hài hòa và bắt mắt.

• Một trong những điểm cộng là về phần nghe, có thể thêm một chút âm nhạc du dương, nhẹ nhàng để phù hợp cho buổi tiệc để giúp mang đến cảm giác thư thái và dễ chịu cho khách mời. 

• Có thể sắp xếp thêm một vài ghế ngồi tại vị trí xung quanh khu vực diễn ra tiệc tea break để khách mời có thể nghỉ ngơi và nói chuyện.