Những điều cần biết về tiệc teabreak khi tổ chức sự kiện, hội thảo

Trong thời gian gần đây, nhiều doanh nghiệp, công ty thường xuyên tổ chức các buổi tea break và đang dần trở thành một loại hình tiệc yêu thích hiện nay. Đây không chỉ là một bữa tiệc nhỏ, mà còn là cách để các công ty truyền tải thông điệp vừa tạo ấn tượng tốt đẹp với đối tác và khách hàng.

Hầu hết các bữa tiệc đều được tổ chức vào thời gian nghỉ giải lao của sự kiện, hội thảo hay cuộc họp. Đây cũng là thời điểm tạo ra sự kết nối giữa các thành viên trong tổ chức lại với nhau, để mọi người có thời gian trò chuyện và trao đổi về nội dung sự kiện. So với các bữa tiệc lớn teabreak luôn luôn được ưu tiên lựa chọn hơn vì chi phí tiết kiệm, quy trình đơn giản mà vẫn mang lại hiệu quả.

Mặc dù thời gian của tiệc chỉ kéo dài khoảng 30 phút, nhưng tiệc trà - tea break lại đóng vai trò rất quan trọng. Bạn thử tưởng tượng, giữa bầu không khí căng thẳng của cuộc họp thì mọi người nên rất cần khoảng thời gian nghỉ ngơi này là rất cần thiết. Những món bánh ngọt thơm ngon, nước ép mát lạnh cùng hoa quả tươi mọng sẽ giúp mọi người cảm thấy thoải mái và thư giãn.

Vậy nên, tiệc tea break đóng vai trò rất quan trọng tại khi tổ chức sự kiện, hội thảo để mọi sự kiện đều diễn ra thành công tốt đẹp cùng với sự thoải mái của người tham gia.

Làm thế nào để có cách trang trí ấn tượng cho tiệc trà tại sự kiện, hội thảo. Cùng theo chân ReViet lưu lại những một số lưu ý để quá trình setup được diễn ra nhanh chóng hơn nhé!

Đây cũng chính là bước đầu tiên để bạn hình dung được các setup tea break, đó chính là khâu chọn địa điểm tổ chức.Thông thường, Tiệc trà thông thường là bữa ăn nhẹ giúp khách mời được thư giãn, nghỉ ngơi nên cần chọn không gian thoáng đãng và rộng rãi để mọi người có không gian để vừa thưởng thức tiệc trà vừa có chỗ đứng để trò chuyện thoải mái, cởi mở hơn.

Thực đơn nên chọn từ 3-4 loại bánh và nước để khách mời có thể tự do lựa chọn theo sở thích. Như ReViet đã chia sẻ ở trên, thời gian tiệc tea break chỉ kéo dài khoảng 30 phút nên bạn không nên chuẩn bị quá cầu kỳ. Mục đích chính của tiệc trà là tạo không gian nghỉ ngơi cho khách mời, giúp họ lấy lại năng lượng đầy đủ trước khi sự kiện tiếp tục.

Dưới đây là gợi ý một số món ăn nhẹ trong tiệc Teabreak mà bạn có thể tham khảo: 

• Bánh: bánh ngọt, bánh mặn

• Trái cây tươi cắt sẵn

• Đồ uống cho tiệc từ 2-3 loại

Khi tổ chức một buổi teabreak, bạn nên lưu ý mục đích của sự kiện rất quan trọng. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà Tea break cũng cần những cách trang trí riêng biệt. 

Ví dụ như chỉ đơn thuần là tiệc sinh nhật cần sự gần gũi với bạn bè và gia đình thì bạn nên tổ chức theo sở thích của chủ bữa tiệc bằng cách tự trang trí bằng những đồ vật sẵn có. Có thể trái cây tạo hình và bày biện đồ ăn đẹp mắt cũng là một lựa chọn tuyệt vời.

Ngược lại, khi tổ chức hội nghị, cuộc họp thì đòi hỏi sự trang trọng của buổi tiệc và  cần chú trọng việc setup không gian, âm nhạc và các dụng cụ phục vụ cần được chăm chút thể hiện sự chuyên nghiệp hơn. Vậy nên, việc trang trí cũng ảnh hưởng rất lớn đến bữa tiệc và ấn tượng của người tham dự. 

Trong một bữa tiệc lớn thì phải có sắp xếp nhân viên phục vụ để làm đầy thức ăn và để hướng dẫn hoặc có những phát sinh trong tiệc trà. Điều này giúp bữa tiệc diễn ra suôn sẻ và đáp ứng tốt các yêu cầu của khách. Từ đó, khách mời sẽ cảm thấy được phần nào sự quan tâm đến họ hơn.

Để tránh tình trạng thiếu hoặc dư đồ dùng trong tiệc thì bạn cần phải lên danh sách khách mời. Điều này giúp bạn hình dung được số lượng đồ ăn cần thiết. Để bữa tiệc được diễn ra thành công thì bạn cần tìm hiểu được sở thích, khẩu vị của khách mời để chuẩn bị chu đáo hơn. 

Để quá trình diễn ra tiệc teabreak được diễn ra một cách trơn tru, thì bạn hãy cùng ReViet điểm qua một số những lưu ý khi tổ chức tiệc Teabreak dưới đây:

Menu: Bạn không nên chuẩn bị quá nhiều món nhưng phải đủ:

• Bánh ngọt

• Đồ uống: Nước lọc, nước ép trái cây hoặc trà, cà phê. Hạn chế thức uống có gas, có nồng độ cồn cao

• Trái cây tráng miệng

Không gian đáp ứng những tiêu chí 

• Thoáng mát, có tầm nhìn ngắm cảnh

• Bàn cần trang trí phủ khăn trang nhã

• Sắp xếp theo trình tự gọn gàng và hợp lý

• Bạn có thể đặt thêm vài lẵng hoa hay trái cây tươi hoặc đèn bàn để trông hài hòa, bớt đơn điệu.

• Có thể linh hoạt đặt thêm những chiếc bàn (ghế) tại một số vị trí quanh khu vực diễn ra tiệc để khách mời ngồi nghỉ và trò chuyện khi cần.

Vật dụng nên sử dụng

• Dĩa giấy, thìa nhỏ nhựa, hạn chế dùng đồ sứ hay thủy tinh sẽ gây cảm giác nặng nề cho người dùng khi muốn di chuyển đi giao lưu với những vị khách khác.

• Tuy nhiên, ở một số bữa tiệc cần sự sang trọng nhất định, tea break cũng được phục vụ bằng đồ dùng thủy tinh, inox…

Không khí tại bữa tiệc

• Có thể thêm những bản nhạc có giai điệu nhẹ nhàng, sâu lắng giúp mang lại cảm giác thư giãn nhất định cho khách mời.

• Ánh sáng chan hòa cũng tạo nên sự bắt mắt cho khách mời.