10 Điều Cần Lưu Ý Khi Tổ Chức Tiệc Teabreak HCM

Trong thế kỷ 19, tiệc Tea Break là đặc quyền của giới quý tộc Anh. Đến thế kỷ 20, loại tiệc này lan rộng sang Mỹ và được biết đến với tên gọi Coffee Break, nhờ chiến dịch quảng cáo của công ty cà phê Pan-American Coffee Bureau. Sang thế kỷ 21, tiệc Tea Break đã có mặt ở hầu hết các quốc gia, phù hợp với nhiều loại sự kiện khác nhau. Dù hình thức, cách tổ chức và thực đơn có thay đổi nhưng tiệc Tea Break vẫn luôn đảm bảo không gian thư giãn, nơi mọi người có thể thưởng thức món bánh và ngon để kết nối cùng nhau.

Ở Việt Nam, tiệc Tea Break bắt đầu xuất hiện từ năm 2007, chủ yếu trong các khách sạn và nhà hàng 5 sao, chủ yếu phục vụ cho một số ít thực khách có nhu cầu. Đến ngày nay, loại hình tiệc này đã trở nên quen thuộc với giới văn phòng, khách mời tham dự hội thảo, hội nghị. Tiệc Tea Break được sử dụng trong nhiều dịp đặc biệt như khai trương, sinh nhật, họp báo, ra mắt dự án, ăn mừng thành quả công ty, và chiêu đãi nhân viên.

Nhưng để tổ chức tiệc Tea Break diễn ra thật hoàn hảo, bạn cần tham khảo qua 10 lưu ý ReViet chia sẻ dưới đây:

Tiệc Tea Break rất linh hoạt và phù hợp với nhiều sự kiện khác nhau. Tuy nhiên, mỗi sự kiện lại có đặc điểm riêng, vì thế thực đơn và cách bày trí tiệc cũng cần điều chỉnh cho phù hợp. Ví dụ, tiệc khai trương thường diễn ra vào sáng sớm nên thực đơn nên bao gồm các món bánh dinh dưỡng giàu protein như sandwich, pate chaud, pizza mini, bánh xếp thịt để khách có thêm năng lượng.

Trong khi đó, sự kiện ra mắt dự án mới, đặc biệt là dự án bất động sản, cần có thêm nước suối đóng chai để khách tiện mang theo khi di chuyển và nghe giới thiệu về các hạng mục công trình.

Việc xác định tính chất sự kiện là điều đầu tiên mà ReViet nhấn mạnh. Nhằm hiểu rõ hơn về quy trình, mục đích chúng mình sẽ tư vấn và báo giá chi tiết về số lượng, setup, nhân sự hỗ trợ tiệc cụ thể cho bạn dễ dàng tham khảo. 

Khi chưa xác định rõ nội dung khi bạn tự tổ chức, sẽ gặp khó khăn trong việc chuẩn bị thực đơn, dụng cụ ăn uống và trang trí không gian. Nếu thuê dịch vụ tổ chức tiệc, bạn sẽ mất nhiều thời gian trao đổi để đi đến thống nhất và đôi khi chất lượng cũng không như mong muốn do thiếu sự chuẩn bị ban đầu.

Vì vậy, để tổ chức một buổi tiệc Tea Break như ý, hãy tự trả lời những câu hỏi sau:

• Tôi cần tiệc này cho sự kiện gì?

• Khách mời là ai?

• Buổi tiệc sẽ tổ chức ở đâu? Vào thời gian nào trong ngày?

• Buổi tiệc diễn ra như thế nào?

• Tôi sẽ dành bao nhiêu chi phí cho phần tiệc này?

Với các dịp như hội nghị, hội thảo, khai trương văn phòng hay chiêu đãi nhân viên, tiệc Tea Break thường được tổ chức ngay tại địa điểm diễn ra sự kiện. Chẳng hạn, trong hội nghị hoặc hội thảo, tiệc thường được chuẩn bị ở một góc hội trường hoặc ngay tại sảnh; còn khi khai trương hay chiêu đãi nhân viên, bàn tiệc thường được bày ngay trong văn phòng hoặc phòng họp.

Tuy nhiên, những không gian này thường nhỏ và hẹp, được tận dụng từ nơi sinh hoạt hàng ngày như căn tin hoặc sảnh pantry. Khi khách đông, việc di chuyển và trò chuyện trở nên khó khăn, không tiện cho việc lấy thức ăn, làm giảm trải nghiệm của khách. Vì vậy, để có một bữa tiệc đúng chuẩn, khách có thể tự do di chuyển, thoải mái dùng tiệc và dễ dàng kết nối cùng nhau, người tổ chức cần sắp xếp lại không gian.

• Nếu sự kiện tổ chức tại hội trường, bạn nên tận dụng sảnh phía trước. 

• Tổ chức tại văn phòng thì cần sắp xếp lại bàn ghế, di chuyển những món đồ không cần thiết ra ngoài để dành nhiều diện tích cho không gian tiệc.

• Văn phòng hoặc hội trường nằm trong các tòa nhà cao và có view đẹp, nên đặt bàn tiệc cạnh cửa sổ hoặc cửa kính để làm nổi bật các món ăn và tạo không gian đẹp để khách check-in. Để thêm phần chu đáo khi chuẩn bị bữa tiệc Tea Break, bạn có thể đặt thêm một số ghế gần đó cho những khách cần nghỉ chân.

Trước khi tổ chức một sự kiện hay một buổi tiệc, mọi người thường tập trung vào việc chuẩn bị nội dung chương trình sao cho thật hoàn hảo, đảm bảo món ăn chất lượng và lựa chọn quà tặng để làm hài lòng khách mời. Nhưng lại quên rằng khách mời có thích những thứ mình đã chuẩn bị, có phù hợp với khách hay không.

Nếu bỏ qua bước tìm hiểu đặc điểm khách mời, buổi tiệc sẽ giảm đi phần nào thành công. Chẳng hạn, thực đơn Tea Break chỉ toàn bánh ngọt và trái cây đa dạng sắc màu có thể làm hội chị em thích thú nhưng lại không thu hút được các quý ông trung niên. Để lý giải vấn đề này, cùng ReViet tham khảo: 

Đối với khách đã từng dùng các bữa tiệc, nhân viên của công ty:

• Bạn nên quan sát và ghi nhận thói quen dùng tiệc của mọi người. 

• Lập danh sách các món bánh Tea Break mà khách yêu thích, loại nước uống họ thường chọn và nhu cầu dùng tiệc của họ (dùng nhiều hay ít) để điều chỉnh số lượng món ăn cho phù hợp. Danh sách này có thể trở thành menu cơ bản cho các bữa tiệc tiếp theo.

Đối với khách lần đầu dự tiệc, mới đến công ty:

Dựa trên thông tin trong danh sách khách mời, bạn nên ghi chú một số chi tiết cơ bản như độ tuổi, nghề nghiệp hoặc lĩnh vực làm việc của họ. Sau đó, trao đổi với nhà hàng hoặc dịch vụ đặt tiệc để thống nhất một thực đơn phù hợp.

Đối với mỗi sự kiện, việc xác định chủ đề mang vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công. Chủ đề sẽ giúp các yếu tố khác của tiệc như thực đơn, âm nhạc và cách bày trí cho phù hợp. Nhờ vậy, dù buổi tiệc nhỏ hay lớn, không gian rộng rãi hay hạn chế, bữa tiệc vẫn sẽ có sự kết nối và nổi bật.

Một ví dụ cụ thể là ReViet đã từng tổ chức một buổi tiệc Tea Break cho Công ty KMS tại sảnh pantry với chủ đề "Happy Day" và phong cách trang trí được tự do sáng tạo. ReViet đã thiết kế thực đơn tiệc nước ép phù hợp với nhân sự của công ty với độ tuổi khác nhau bao gồm: nước ép tươi và nước ép detox, mang đến đầy màu sắc và hương vị khác nhau đến với bữa tiệc. Với không gian trang trí tự do, ReViet đã tạo ra một môi trường vui tươi và sôi động, góp phần tạo nên một buổi tiệc Tea Break đáng nhớ và ấn tượng với tất cả các khách tham dự.

Lưu ý nhỏ là buổi Tea Break thường chỉ diễn ra trong khoảng thời gian ngắn, vì vậy việc trang trí tập trung vào bàn tiệc để tránh làm rườm rà hoặc tù túng không gian. Một chiếc khăn trắng, một bình hoa và một bàn tiệc được bày trí nước ép với đủ các hương vị khác nhau được sắp xếp gọn gàng đã thu hút sự chú ý của thực khách. 

Ngoài ra, việc sử dụng thêm Pallet, hoa lá, dụng cụ như ly, ống hút cũng là điểm nhấn không thể thiếu trên bàn tiệc và thuận tiện cho khách mời để sử dụng trong bữa tiệc.

Khi tổ chức tiệc Tea Break, bạn cần chú ý đến thời gian. Do đặc trưng là tiệc nhẹ, với thực đơn gồm các món bánh, trái cây và nước uống tiệc Tea Break thường được phục vụ trong các khoảng nghỉ của sự kiện. Ví dụ, sau phần cắt băng khai trương, trong giờ giải lao của hội thảo, hoặc buổi xế chiều khi tổ chức tại văn phòng để chiêu đãi nhân viên.

Thời gian tổ chức không phù hợp, khách mời sẽ không thoải mái, làm mất đi ý nghĩa thư giãn mà tiệc trà mang lại. Ví dụ, nếu Tea Break diễn ra vào giờ trưa, thực đơn nhẹ nhàng sẽ không đảm bảo dinh dưỡng và khách cũng ít có nhu cầu thưởng thức vì đó là thời gian ăn trưa.

Nếu tổ chức tiệc này vào buổi tối, bạn cũng sẽ gặp vấn đề tương tự. Vì vậy, ReViet nghĩ rằng bạn nên tìm hiểu kỹ nội dung sự kiện, nắm rõ kịch bản chương trình và tổ chức tiệc Tea Break vào đúng khoảng nghỉ của sự kiện. Thời gian có thể chỉ từ 20 - 40 phút, nhưng đảm bảo phù hợp với nhu cầu của khách và đem lại hiệu quả cho sự kiện.

Văn hoá dùng tiệc Tea Break khá giống với tiệc Buffet. Đây là tiệc đứng với các món ăn và dụng cụ ăn uống được bày sẵn trên bàn để khách tự do lấy và thưởng thức mà không cần phục vụ. Vì vậy, để tiện cho khách dùng bạn nên chọn những món ăn nhỏ, gọn gàng, vừa một lần ăn. Tránh chọn những món bánh quá to, dễ rơi vãi, gây khó khăn cho việc giao tiếp và khiến khách ngại dùng.

Một số món bạn có thể tham khảo nên sử dụng gồm:

• Bánh mặn như sandwich kẹp thịt nên cắt thành từng lát mỏng, bánh mì xúc xích, bánh chuối, khoai mì,...

• Bánh lạnh như tiramisu, mousse, red velvet cần có khuôn hoặc đế bánh cứng cáp để người dùng dễ lấy và dễ di chuyển trong lúc dùng tiệc.

• Ưu tiên các loại trái cây tươi, có kích thước nhỏ như nho, dâu tây, cherry hoặc gọt vỏ và cắt miếng vừa ăn như các loại trái cây như xoài, thanh long, và dưa hấu.

Ngoài ra, nếu đây là lần đầu bạn tổ chức tiệc Tea Break, thì có một số lưu ý quan trọng dành cho bạn. Đúng như tên gọi tiệc này nhằm mục đích nghỉ ngơi và giải lao, không phải là bữa ăn chính trong ngày. Vì vậy, các món ăn chính và các món nước pha chế sẽ không phù hợp. Trong khoảng nghỉ giữa sự kiện, khách chỉ cần nạp một ít năng lượng để tiếp tục công việc hoặc tận dụng không gian tiệc để gặp gỡ, tìm kiếm cơ hội hợp tác.

Tuy nhiên, nếu bạn vẫn lo lắng khách sẽ đói, hãy chuẩn bị thêm một số món ăn no hơn như bánh mặn với nhân thịt, chà bông, xúc xích, hoặc bò khô. Bạn có thể bổ sung ngũ cốc và các thanh năng lượng giàu dinh dưỡng để khách dùng khi cần.

Trong một số bữa tiệc, việc thiếu bảng tên giới thiệu món ăn hoặc không có thực đơn gây bất tiện cho thực khách. Nhiều loại bánh Tea Break có nguồn gốc từ phương Tây và mang tên tiếng Anh như Passion Cheese, White Chocolate, Panna Cotta, Choux Pate, Croissant, Pateso… Hay các món như sandwich, bánh tart, bánh mì, nếu chỉ nhìn từ bên ngoài, khách sẽ khó nhận ra nhân bánh để chọn món theo sở thích của mình.

Điều này khiến khách mời lúng túng và mất nhiều thời gian khi dùng tiệc, dẫn đến trải nghiệm không tốt. Để cải thiện, bạn có thể ghi thêm thành phần món ăn vào menu, giúp khách dễ dàng nhận biết và tránh các trường hợp dị ứng hoặc kiêng ăn một số thành phần.

Vì thế, việc làm một menu cụ thể về tên và thứ tự các món ăn trên bàn tiệc hoặc làm bảng tên đặt trước mỗi món là lưu ý quan trọng giúp bữa tiệc thêm tinh tế. Bảng tên này có thể được làm bằng cách:

• Menu được thiết kế trên các phần mềm thiết kế như Canva, Photoshop để tên món ăn cách điệu, có nhiều màu sắc hơn. và in trên giấy A4, bỏ vào khung mica A4 trong suốt. 

• Tự viết tay trên trắng, bảng đen (loại bảng decor nhỏ, có chân tựa) bằng phấn hoặc bút lông.

Một mẹo nhỏ khác là bạn có thể lồng ghép phần giới thiệu tên, logo công ty, hoặc thông điệp bạn muốn truyền tải vào các bảng tên món ăn. Điều này không chỉ giúp khách dễ dàng nhận biết các món ăn mà còn tạo thêm điểm nhấn cho sự kiện và công ty của bạn.

Bên cạnh các yếu tố như đặc điểm sự kiện, món ăn và trang trí, ReViet nhận thấy rằng nếu bạn là đơn vị chuyên tổ chức tiệc Tea Break thì những lưu ý sau đây là rất quan trọng.

Không giống như tiệc bàn, nơi mọi thứ được bày sẵn và bát đĩa đầy đủ để khách thưởng thức món ăn, tiệc Tea Break cần các dụng cụ ăn uống đơn giản và nhỏ gọn, vừa tay cầm. Vì khách thường đứng và di chuyển nhiều khi dùng tiệc, bạn nên tránh sử dụng dụng cụ bằng sứ hoặc thủy tinh nặng nề, dễ vỡ và tránh các loại dao, muỗng, nĩa. ReViet khuyên bạn chỉ cần chuẩn bị 3 dụng cụ cơ bản nhất:

• Dĩa nhỏ vừa lòng bàn tay

• Nĩa loại vừa (cân đối kích thước với dĩa)

• Ly uống nước

Bạn có thể chọn dụng cụ làm từ nhựa, giấy hoặc bã mía. Những chất liệu này không chỉ gọn nhẹ và dễ sử dụng mà còn giúp nhân viên phục vụ dễ dàng xử lý sau tiệc. Đặc biệt, nếu sử dụng các dụng cụ này, bạn nên chuẩn bị nhiều hơn số lượng khách dự tính (ít nhất 10 phần), vì đây là sản phẩm dùng một lần. Phần dự phòng sẽ hỗ trợ khi khách làm rơi nĩa hoặc làm hỏng dĩa.

Như đã chia sẻ, Tea Break chú trọng tính thư giãn và kết nối nên âm nhạc trong tiệc này cần giúp không khí trở nên nhẹ nhàng, thoải mái. Vì vậy, những bài nhạc dance, remix hoặc nhạc trẻ sôi động có thể làm mọi người cảm thấy mệt mỏi và không phải ai cũng thích thể loại nhạc đó. Chưa kể, âm nhạc quá sôi động sẽ gây mất tập trung, làm gián đoạn cuộc trò chuyện và hạn chế sự kết nối giữa mọi người.

Vì vậy, bạn nên chọn các bài nhạc không lời, hòa tấu hoặc piano. Hiện nay, trên các nền tảng nghe nhạc miễn phí như YouTube, Spotify, Zing MP3… những loại nhạc này rất phổ biến và có cả những danh sách phát dài hàng giờ, đảm bảo bạn có thể mở xuyên suốt buổi tiệc. Nhưng cần để ý âm lượng nhạc nên vừa đủ nghe, du dương dễ chịu để mang lại cảm giác thoải mái cho khách.

Tea Break là dịp mọi người tự do thưởng thức, tự phục vụ theo ý thích của mình. Tuy nhiên, để đảm bảo tiệc diễn ra suôn sẻ và thu hút, ReViet gợi ý bạn cần ít nhất một người phục vụ với 4 nhiệm vụ chính:

• Hướng dẫn khách mời

• Quan sát và xử lý các tình huống phát sinh.

• Refill bánh, nước uống và trái cây: Trong trường hợp buổi tiệc kéo dài nhiều giờ, việc bổ sung thêm món ăn là rất cần thiết để đảm bảo khách hàng luôn có đủ lựa chọn và thưởng thức. Nhân viên phục vụ sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các món ăn luôn được cập nhật và đủ để phục vụ khách mời.

• Đảm bảo vệ sinh bàn tiệc: Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên phục vụ là duy trì vệ sinh cho bàn tiệc. Họ sẽ liên tục dọn dẹp vụn bánh, các dụng cụ ăn uống dơ và đã qua sử dụng ra khỏi khu vực tổ chức tiệc, giúp bàn tiệc luôn sạch sẽ và thu hút khách hàng.

Nếu thiếu người phục vụ, sự chuyên nghiệp của buổi tiệc có thể bị giảm sút và chủ tiệc có thể gặp khó khăn trong việc xử lý các tình huống phát sinh. Thông thường, khi sử dụng dịch vụ tổ chức tiệc từ các công ty, người phục vụ thường được bao gồm trong gói dịch vụ. Tuy nhiên, nếu bạn tự tổ chức tiệc, ReViet muốn nhấn mạnh rằng việc thuê ít nhất một người phục vụ là rất quan trọng.